Справочник «Стандарты и сертификаты» · тема 3
Глава 15
Электронные документы,
форматы и архив
Документ в организации всё чаще существует только в электронном виде. Чтобы он имел силу и читался через десять лет, нужны подпись по закону и формат по стандарту. В главе разобраны виды электронной подписи, офисные форматы и PDF/A.
- Документы
- 63-ФЗ · ISO/IEC 26300 (ODF) · ISO/IEC 29500 (OOXML) · ISO 19005 (PDF/A) · ISO 32000 (PDF)
- Уровень
- Базовый
- Где встречается
- Электронный документооборот, сдача документации, архив
- Зачем это знать
- Чтобы электронный документ имел силу и открылся через годы
§1Виды электронной подписи
Закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» различает три вида подписи.
| Вид | Как устроена | Где применяется | Равна собственноручной |
|---|---|---|---|
| простая | логин и пароль, код из СМС | вход на сайт, внутренние документы | если так договорились стороны |
| усиленная неквалифицированная | криптографический ключ без сертификата аккредитованного центра | внутренний документооборот, обмен с контрагентом по соглашению | если так договорились стороны |
| усиленная квалифицированная | ключ и сертификат аккредитованного удостоверяющего центра, сертифицированное средство | отчётность, госорганы, суд, торги | да, без дополнительных соглашений |
Подпись в документе проверяют программой: она показывает, кем подписан документ, не изменён ли он после подписи и действовал ли сертификат на момент подписания.
§2Офисные форматы
| Формат | Стандарт | Расширения |
|---|---|---|
| Open Document Format | ISO/IEC 26300 | .odt, .ods, .odp |
| Office Open XML | ISO/IEC 29500 | .docx, .xlsx, .pptx |
| ISO 32000 | ||
| PDF/A | ISO 19005 | .pdf с отметкой соответствия |
Файлы .docx и .odt — это архивы ZIP с документами XML внутри. Их можно открыть архиватором и увидеть текст в word/document.xml или content.xml.
$ unzip -l prikaz.docx [Content_Types].xml _rels/.rels word/document.xml # текст документа word/styles.xml # стили docProps/core.xml # автор, дата создания
В свойствах документа (docProps/core.xml) хранятся автор и даты. Перед отправкой документа наружу их проверяют: туда попадают имена и внутренние сведения.
§3PDF/A для архива
PDF/A — вариант PDF для долговременного хранения по ISO 19005. Всё нужное для показа хранится в самом файле: шрифты встроены, нет ссылок на внешние ресурсы, нет программ JavaScript и шифрования. Поэтому файл показывается одинаково в любой программе просмотра и через много лет.
| Часть ISO 19005 | Основа | Особенность |
|---|---|---|
| PDF/A-1 | PDF 1.4 | самые строгие ограничения |
| PDF/A-2 | ISO 32000-1 | сжатие JPEG 2000, прозрачность, вложенные PDF/A |
| PDF/A-3 | ISO 32000-1 | можно вложить файл любого формата, например исходный .xlsx |
| PDF/A-4 | ISO 32000-2 | на основе PDF 2.0 |
Буква после номера означает уровень соответствия: «a» — с логической структурой и текстом для программ экранного доступа, «b» — сохраняется внешний вид, «u» — текст можно скопировать и найти. PDF/A-2b — частое требование архивов.
soffice --headless --convert-to 'pdf:writer_pdf_Export:{"SelectPdfVersion":{"type":"long","value":"2"}}' prikaz.odt§4Частые ошибки
§5Проверьте себя
- Какие три вида электронной подписи называет 63-ФЗ? Какая равна собственноручной без соглашений?
- Какими стандартами описаны форматы .odt и .docx?
- Чем PDF/A отличается от обычного PDF?
- Что означают буквы a, b и u в обозначении PDF/A-2b?
- Что проверяют в свойствах документа перед отправкой?
простаяусиленная неквалифицированнаяусиленная квалифицированнаяODF — ISO/IEC 26300OOXML — ISO/IEC 29500PDF — ISO 32000PDF/A — ISO 19005шрифты встроены2b — частое требованиеСправочник «Стандарты и сертификаты» · глава 15Макаров Максим Николаевич